独立行政法人海上災害防止センター文書管理規則　（平成16年2月1日規則第2号）

改正　平成16年7月29日　規則第14号

目次

第1章　総則（第1条～第7条）
第2章　受付及び配布（第8条～第11条）
第3章　作成及び決裁（第12条～24条）
第4章　施行（第25条～第27条）
第5章　整理及び保存（第28条～第36条）
第6章　雑則（第37条～第39条）
附則

第1章　総則

（目的）

第1条　この規則は、独立行政法人海上災害防止センター（以下「センター」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化及び能率の向上並びに独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。

（適用の範囲）

第2条　センターにおける文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この規則の定めるところによる。

（用語の定義）

第3条　この規則における用語の意味は、次のとおりとする。

（事務処理の原則）

第4条　センターの意思決定に当たっては、文書（図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。）を作成して行うこと並びにセンターの事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

2　前項ただし書き第1号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。

（法人文書の管理体制）

第5条　センターに総括文書管理者及び主任文書管理者各1人を置き、課等に文書管理者各1人を置く。

2　総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。
3　主任文書管理者は、総務課長をもって充てる。
4　文書管理者は、課等の長をもって充てる。
ただし、所にあっては、本部に勤務する教官又は教官助手、室にあっては、調査役をもって充てる。

（総括文書管理者等の職務）

第6条　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。ただし、必要に応じてその事務を主任文書管理者に委任できるものとする。

（1）独立行政法人海上災害防止センター文書管理規則及びその他の法人文書の管理規則類の整備
（2）法人文書分類基準表及び法人文書ファイル管理簿の整備及び管理
（3）法人文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施
（4）前3号に掲げるもののほか、法人文書の管理に関する事務の総括

2　主任文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するものとする。
3　文書管理者は、次の事務を行うものとする。

（1）法人文書分類基準表及び法人文書ファイル管理簿のうち課等の保有する法人文書に係る部分の作成
（2）課等の保有する法人文書の保存期間の延長又は廃棄
（3）前2号に掲げるもののほか、課等の保有する法人文書の管理に関する事務

（備付簿冊等）

第7条　総務課には、次の簿冊を備えるものとする。

（1）法人文書ファイル管理簿（様式1）
（2）受付記録簿（様式2）
（3）書留簿（様式3）
（4）起案簿（様式4）
（5）規則類原簿（様式5）

2　部、所、室には、起案簿（様式4）を備えるものとする。
3　支所には、次の簿冊を備えるものとする。

（1）受付記録簿（様式2）
（2）起案簿（様式4）

第2章　受付及び配付

（受付）

第8条　法人文書の受付は、総務課、支所で行う。ただし、電子メールにより受け取る場合は、直接主務課等で受け付けるものとする。

2　電子メールにより発せられた法人文書は、センターの電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、センターに到達したものとみなす。
3　法人文書を受け付けた総務課、支所の文書管理者は、受け付けた法人文書（電子法人文書及び第4項の規定により登録をした法人文書を除く。）が次に掲げるものである場合は、当該法人文書に受付印（別記ひな形）を押し、受付記録簿に当該法人文書の差出人、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録するものとする。

（1）理事長、支所長又はセンターあてのものであるとき。
（2）公印の押印を受けたものであるとき。

4　法人文書を受け付けた総務課の文書管理者は、書留郵便、配達証明郵便又は特殊な物件が添付されているものについては、総務課に備える書留簿に当該法人文書の件名、受付年月日、書留番号等所要の事項を登録するものとする。

（配布）

第9条　総務課は、前条第1項本文の規定により受け付けた法人文書を主務課等の文書管理者に直ちに配布し、受領印を徴するものとする。

（所管外文書）

第10条　文書管理者は、前条の規定により、配布された法人文書の中にその課等の所管に属しないものがある場合は、直ちに総務課に返付する等適切な措置をとるものとする。

（親展文書の処理）

第11条　文書管理者は、親展文書を受領したときには、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。

第3章　作成及び決裁

（法人文書作成の原則）

第12条　法人文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。

2　法人文書の作成に当たっては、別に定めるところにより、作成担当課等、作成時期、保存期間並びに保存期間満了時期を明示しなければならない。

（起案）

第13条　法人文書の起案は主務課等が行うものとする。

2　回答、供覧等の措置を必要とする法人文書を受領したとき又は申請、通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。

（起案の方法）

第14条　起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。

2　起案をする場合は、原則として、次の各号に掲げるところによるものとする。

3　起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。

（起案番号）

第15条　前条の起案番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。

（1）別表第1に定める記号
（2）番号

2　前項第2号の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。

（決裁又は承認の方法）

第16条　決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする。

2　起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。

（合議文書）

第17条　他の部、所、室に合議を必要とする起案文書で部、所、室の長の決裁又は承認を終えたものについては、主務課等の文書管理者は、合議をする部の当該課、所、室の文書管理者に送付しなければならない。

2　2以上の部、所、室に合議する場合は、当該起案文書に記載された順序に従って合議するものとする。

（理事長又は理事の決裁を要する起案文書の取扱い）

第18条　理事長又は理事の決裁又は承認を要する起案文書は、部、所、室の長の承認を終えた後、総務課に送付しなければならない。

2　総務課の審査を経たのち、理事長又は理事の決裁又は承認を要する起案文書は、総務部長の承認を終えた後、監事、理事、理事長の順序により決裁を受けなければならない。

（起案文書の修正）

第19条　起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする。

2　内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡してこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。

（代決）

第20条　決裁者又は承認者が、出張、休暇その他の理由により決裁又は承認を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、次の各号に掲げる代決者が「代」の表示をした上で決裁又は承認をすることができる。この場合において、代決をした者は、事後に、当該決裁者又は承認者に報告しなければならない。

（1）決裁又は承認者が理事長である場合は総務担当理事とする。
（2）決裁又は承認者が理事である場合は、当該事項担当部長又は所長とする。
（3）決裁又は承認者が部長又は所長である場合には、当該部の所管課長又は室長又は次長とする。

（専決）

第21条　理事長の職権に係る決裁文書の専決については、独立行政法人海上災害防止センターの専決に関する達（平成16年2月1日達第3号）の定めるところによる。この場合において、起案者は、理事長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。

（廃案）

第22条　起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合及び決裁手続中において起案課等の長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。

2　前項の規定により、起案文書を廃案としたときは、起案者は承認者に連絡するものとする。
3　廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書きして整理するものとする。

（持ち回り）

第23条　起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、主務課等の長又はその指名する者が携行して決裁又は承認を受け、又は供覧を行うものとする。

（規則類の処理）

第24条　センターの規則及び達は、総務課において規則類原簿（様式5）に種別番号、制定年月日、施行年月日、件名等所要の事項を登録するものとする。

2　前項の種別番号は、制定の順序による通し番号とし、暦年で更新するものとする。

第4章　施行

（発送の方法）

第25条　法人文書の発送は、次の方法により行うものとし、それぞれ主務課等において行うものとする。

（1）郵便又は宅配便
（2）使送
（3）電報
（4）ファクシミリ
（5）電子メール

2　電報、ファクシミリ及び電子メールによる発送は、軽易な法人文書又は緊急に処理を要する法人文書に限るものとする。
3　電子メールにより発した法人文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、センターから発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過したときに相手方に到達したものとみなす。

（発送の手続き）

第26条　主務課等の文書管理者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、独立行政法人海上災害防止センター公印取扱規則（平成16年2月1日規則第3号）の規定に基づき公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書においては、契印の押印を受けることを要しない。

2　前項の規定により、法人文書を発送したときは、主務課等の文書管理者は、発送年月日を起案簿に登録するものとする。

（官報原稿の作成等）
第27条　主務課等の文書管理者は、公告その他官報に掲載する必要のある事案について決裁が終わった場合は、浄書し、及び照合して官報原稿を作成し、官報への掲載を行わなければならない。
2　主務課等の文書管理者は、官報原稿に係る事案が官報に掲載されたときは、当該事案に係る決裁文書に官報掲載年月日及び番号を記入するものとする。

第5章　整理及び保存

（整理及び保存の原則）

第28条　法人文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。

2　法人文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該法人文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の法人文書を作成して保存することができる。

（法人文書分類基準表）

第29条　文書管理者は、課等が保有する法人文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、課等の法人文書分類基準表を作成するものとする。

2　文書管理者は、課等の法人文書分類基準表を年に1回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
3　総括文書管理者は、課等の法人文書分類基準表をとりまとめ、法人文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。

（法人文書ファイル）

第30条　主務課等において、法人文書（保存期間が1年以上のものに限る。）を取得し、又は作成した場合は、速やかに法人文書ファイルとしてまとめるものとする。

2　法人文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの法人文書ファイルに属する法人文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
3　法人文書ファイル（電子法人文書ファイルを除く。）の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間満了時期を記載した文書整理ラベルシールをはり付けるよう努めるものとする。
4　法人文書ファイルは、必要に応じて、法人文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、又は統合することができる。

（法人文書ファイル管理簿）

第31条　センターの保有する法人文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課等の保有する法人文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した法人文書ファイル管理簿を作成するものとする。

（1）文書分類
（2）法人文書ファイル名
（3）作成担当課等
（4）作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期
（5）媒体の種別
（6）保存場所
（7）管理担当課等
（8）保存期間満了時の措置結果
（9）備考

2　法人文書ファイルの作成又は取得の時期は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち第34条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。
3　法人文書ファイルの保存期間満了時期は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。
4　法人文書ファイルの保存期間は、第2項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。
5　書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
6　文書管理者は、課等の保有する法人文書に係る法人文書ファイル管理簿を年に1回以上更新するものとする。
7　総括文書管理者は、課等の法人文書ファイル管理簿をとりまとめ、法人文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。
8　法人文書管理簿は、法人文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

（電子法人文書の整理及び保存）

第32条　電子法人文書については、主務課等ごとにホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子法人文書ファイルを作成して、保存するものとする。

2　電子法人文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子法人文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。

（保存期間）

第33条　法人文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる法人文書の区分に従い、当該法人文書について分類し、保存期間の満了する日を設定するとともに、当該法人文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。

第1類　30年
第2類　10年
第3類　5年
第4類　3年
第5類　1年
第6類　事務処理上必要な1年未満の期間

2　前項の法人文書の区分は、別表第2に定めるところによる。
3　一つの法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間については、第1項の規定にかかわらず、第31条第4項で定める当該法人文書ファイルの保存期間とする。

（保存期間の起算）

第34条　前条第1項第1類から第5類までに属する法人文書の保存期間は、作成又は取得した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。

2　前条第1項第6類に属する法人文書の保存期間は、作成又は取得した日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。

（保存期間の延長）

第35条　保存期間が満了した法人文書について、主務課等の文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

2　次に掲げる法人文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する法人文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

（保存文書の廃棄）

第36条　保存期間が満了した法人文書は、当該法人文書の主務課等の文書管理者が廃棄するものとする。

2　主務課等の文書管理者は、法人文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、理事長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する法人文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。
3　主務課等の文書管理者は、法人文書を廃棄した場合は、当該法人文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終わった日の翌日から起算して5年経過した後、その記録を削除するものとする。
4　不開示情報が含まれている法人文書については、当該不開示情報が漏えいしないように廃棄するものとする。

第6章　雑則

（文書管理規則の閲覧）

第37条　この規則は、閲覧所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。

（文書管理に関する細目）

第38条　この規則に定めるもののほか、センターにおける文書の管理の細目に関し必要な事項は理事長が定める。

（法令の規定による特例）

第39条　法律及びこれに基づく命令の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項についての特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。

附　則

この規則は、平成16年2月1日から施行し、平成15年10月1日から適用する。

附　則（平成16年7月29日規則第14号）

この規則は、平成16年7月29日から施行し、平成16年7月1日から適用する。

別表1

（本部）

（支所）

別表2

第1類文書（30年）

1　規則及び達の制定、改正又は廃止のための決裁文書
2　決裁文書の管理を行うための帳簿
3　登記に関する文書
4　公印の制定、改正又は廃止に関する文書
5　訴訟に関する文書
6　認可書及び承認書
7　中期目標、中期計画、年度計画及びそれらの評価に関する文書
8　決算及び財務諸表に関する文書
9　契約その他権利の得喪及び変更に関する重要な文書
10　訓練及び調査研究に関する重要な文書
11　1、2号業務に関する重要な文書
12　人事に関する重要な文書
13　出資者原簿
14　1から13に掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第2類文書（10年）

1　異議申し立ての決定に関する文書
2　栄典又は表彰を行うための決裁文書
3　1から2に掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第3類文書（5年）

1　計算証明に関する書類又はその写し
2　収入及び支出に関する証ひょう文書
3　取得した文書の管理を行うための帳簿又は法人文書の廃棄の状況が記録されていた帳簿
4　報告、届出又は復命に関する文書で重要なもの
5　1から4に掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第4類文書（3年）

1　定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書
2　業務の遂行上参考とした事項が記録された文書
3　1から2に掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第5類文書（1年）

1　業務上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
2　報告、届出又は復命に関する文書（第3類4に掲げるものを除く。）
3　1から2に掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第6類文書（事務処理上必要な1年未満の期間）

第1類から第5類までに掲げるもの以外の法人文書